Bij veel bedrijven is er een aparte klantenservice aanwezig, die de hele dag zo goed mogelijk problemen en vragen van klanten beantwoordt. Deze vragen ontvangen ze vaak via meerdere kanalen, zoals via e-mail, social media of per telefoon. Logisch dat ze niet altijd overzicht meer hebben. Daarom is het fijn als je gebruik kunt maken van een helpdesk software, waarmee er tickets worden aangemaakt van elke klacht of vraag die binnenkomt. Hierdoor ontstaat er veel meer overzicht, want alle communicatiekanalen heb je bij elkaar. Maar wat is nu de beste helpdesk software? Je leest het in dit artikel. Ik ga 6x helpdesk software vergelijken en een winnaar aanwijzen!
Beste helpdesk software van 2023: Mijn selectie
- Beste helpdesk software – Trengo
- Beste ticket systeem – HubSpot
- Beste service desk software – Freshdesk
Helpdesk software vergelijken; hoe doe ik dat?
Steeds meer bedrijven maken gebruik van een ticket systeem. Met een ticket software worden de vragen of problemen via de klantenservice aan de juiste afdeling toegewezen. Dit zorgt ervoor dat er meer overzicht ontstaat en dat de tickets sneller beantwoord worden. Hierdoor ontstaat een hogere klanttevredenheid. Helpdesk software vergelijken doe ik op basis van verschillende aspecten. Ik vergelijk in dit artikel 5 aanbieders met elkaar op basis van functionaliteiten, prijzen, gebruiksgemak en ervaringen van gebruikers. Wil je ook helpdesk software kopen? Lees dan snel verder om te ontdekken waar je op moet letten. Welke helpdesk software komt als beste uit de test? We gaan beginnen!
1. Trengo – beste helpdesk software
De helpdesk software van Trengo is een omni channel communicatie platform, waarin je alle communicatiekanalen overzichtelijk bij elkaar hebt. Alle kanalen waarmee je klantenservice communiceert, komen op één overzichtelijke plek bij elkaar. Hierdoor weet je precies wat er speelt en bied je altijd de beste service aan je klanten. Trengo biedt een ticketsysteem aan waarmee je alle berichten gemakkelijk aan iedereen toewijst en je precies weet waar iedereen mee bezig is. Daarnaast is het met Trengo mogelijk om een zelf service helpdesk te bouwen waarin klanten hun eigen antwoorden vinden. Zo worden wachttijden van de tickets drastisch verminderd.
De pakketten van Trengo schaf je aan vanaf €16 per maand. Die laagste prijs betaal je voor het Grow pakket. Je ontvangt dan verschillende functionaliteiten, zoals team inbox, live chat en flowbots. Voor het Scale pakket betaal je €27 per maand. Je ontvangt dan extra functionaliteiten, zoals Whatsapp, chatbots en je mag rapportages maken. Het duurste pakket kost €38 per maand en daarbij ontvang je de meeste functionaliteiten.
Wil je meer? Dan breid je de pakketten uit met losse add-ons, zoals Whatsapp Business, Voice, Screen-Sharing, Flowbots, Light Users of Team Chat. Hier zijn extra kosten aan verbonden.
Voordelen Trengo
✅ Trengo biedt een proefperiode van 14 dagen aan;
✅ Met Trengo zijn er meer mogelijkheden om service aan de klant te verlenen;
✅ Doordat het gehele team uit één inbox werkt, weet iedereen wat er speelt;
✅ Het is een gemakkelijk systeem waarmee je tickets aan alle collega’s toewijst;
✅ Alle communicatie vindt plaats in één tool;
✅ In Trengo integreer je gemakkelijk alle communicatiekanalen.
Nadelen Trengo
❌ Het is lastig om de historie van gesloten tickets te zien.
2. HubSpot – beste ticket systeem
De helpdesk software van HubSpot helpt bij een flexibele klantenondersteuning. Ze biedt verschillende functionaliteiten aan, bijvoorbeeld een gedeelde inbox, feedback van klanten, rapportages of automatisering van de klantenservice. HubSpot heeft ook een Marketing Hub of Sales Hub, waarmee je je bedrijf sneller kunt laten groeien.
Je mag gratis gebruik maken van de proefperiode van HubSpot. Daarna volgen er 3 abonnementen. Hoe hoger de abonnementskosten, hoe meer functies je ontvangt. Het goedkoopste abonnement Starter kost €45 per maand. Pakket Professional schaf je aan vanaf €450 per maand. Enterprise is het duurste abonnement en daarvoor betaal je €1.200 per maand.
Voordelen HubSpot
✅ De HubSpot help desk software is eenvoudig te implementeren;
✅ De functionaliteiten van HubSpot zijn zeer uitgebreid;
✅ HubSpot biedt een extensie aan voor Outlook. Voeg gewoon je e-mailadres toe en je hoeft niet meer heen en weer te schakelen tussen programma’s (handig!);
✅ Het is mogelijk om meer dan 100 tools toe te voegen aan HubSpot;
✅ De basisversie van HubSpot is gratis.
Nadelen HubSpot
❌ De helpdesk software Nederlands is niet beschikbaar;
❌ In veel reviews lees je terug dat gebruikers het systeem van HubSpot lastig vinden om te leren kennen.
3. Freshdesk – beste service desk software
Freshdesk richt zich op mkb-bedrijven. Het helpdesksysteem van Freshdesk biedt krachtige oplossingen voor de klantenservice. Ze integreert gesprekken via internet, chat, social media en telefoon. Via deze kanalen worden de problemen in kaart gebracht, zodat het gemakkelijker is voor de klantenservice om deze op te lossen. Daarnaast automatiseer je met Freshdesk workflows en genereer je je rapportages.
Heb je minder dan 10 medewerkers die met het programma willen werken? Vraag dan de gratis versie aan. De volgende functionaliteiten zitten hierbij inbegrepen: e-mail en social media tickets, ticketrapportage, tickets toewijzen en een kennisbank. Freshdesk biedt ook andere abonnementen aan. Deze sluit je af vanaf €15 tot €79 per maand.
Hoe hoger het bedrag wat je betaalt, hoe meer functionaliteiten er aanwezig zijn. Daarnaast mag je extra add-ons aanschaffen als je dat wilt. Je betaalt voor extra botsessies tussen de €75 en €1.000 per maand. Of je kunt een buitendienstmedewerker inhuren, daar betaal je €15 per maand extra voor.
Voordelen Freshdesk
✅ Een mobiele helpdesk is aanwezig waar je vragen stelt, je ontvangt pushmeldingen als er updates zijn en je ontvangt je dagelijkse planning;
✅ Je voegt gemakkelijk medewerkers toe in de tool en stuurt ze naar de juiste locaties;
✅ In de helpdesk software maak je servicetaken aan. Deze wijs je toe aan je collega’s, waardoor ze weten welke klanten ze moeten bezoeken;
✅ Freshdesk biedt een gratis proefperiode van 21 dagen aan.
Nadelen Freshdesk
❌ Er zijn meerdere interfaces, waardoor het vaak lang zoeken is naar de juiste gegevens. Dit leidt tot frustratie bij gebruikers;
❌ Freshdesk biedt een one-size-fits-all rapportagefunctie. Dit geeft niet alle diepe inzichten die nodig zijn om je bedrijf te optimaliseren;
❌ Gebruikers beoordelen de oplossingsgerichtheid van de klantenservice niet altijd positief.
4. LiveChat
Met LiveChat verbind je alle communicatiekanalen met elkaar, zodat je klantenservice overzichtelijker werkt en je klanten beter te woord staat. Hierdoor wordt de klantvriendelijkheid verhoogd en verbetert je service. LiveChat maakt gebruik van omni channel-berichten. Dit houdt in dat klanten geen kanalen meer zien, maar echt één bedrijf. Alles is uniform: de prijs, de levertijd. Dus niet per klant verschillend. LiveChat is gemakkelijk te integreren met andere programma’s, zoals Shopify, Mailchimp, Facebook of Whatsapp.
LiveChat biedt 4 verschillende pakketten aan. Het pakket Starter is speciaal gericht op een kleine ondernemer en schaf je aan voor €20 per maand per gebruiker. Daarna volgt pakket Team, speciaal gericht op een klantenservice team van een middelgroot bedrijf. Dit kost €41 per maand per gebruiker. Voor het Business pakket betaal je €59 en dit is gericht op een gehele klantenservice afdeling van een groot bedrijf.
Van het pakket Enterprise is geen prijs beschikbaar, deze is per e-mail opvraagbaar. Hoe hoger de kosten voor het pakket, hoe meer functionaliteiten je ontvangt.
Voordelen LiveChat
✅ Er is een gratis proefperiode van 14 dagen;
✅ Grote internationale klanten zoals McDonald’s, Adobe en Ikea hebben gekozen voor LiveChat;
✅ LiveChat gebruikt omni channel-berichten;
✅ Je integreert meer dan 200 tools in LiveChat.
Nadelen LiveChat
❌ LiveChat maakt gebruik van een Al, dit ervaren sommige gebruikers als onpersoonlijk;
❌ Bij het beginnersabonnement is het niet mogelijk om enige vorm van statistieken bij te houden;
❌ De klantenservice wordt niet altijd positief beoordeeld, lees ik in de reviews van gebruikers;
❌ Je betaalt bij sommige pakketten per gebruiker, dus als je veel gebruikers hebt die LiveChat benutten word je op hoge kosten gejaagd.
5. Zendesk
Zendesk helpdesk software is een platform dat je bedrijf ondersteunt op het gebied van klantenservice. Dit programma is een cloud-gebaseerde oplossing die je helpt gegevens veilig op te slaan en te communiceren met je klanten en collega’s. Bij deze software komen de inkomende tickets terecht bij de klantenservice. Die wijst de verzoeken aan de verantwoordelijke afdeling of persoon toe en vervolgens gaat diegene aan de slag met het probleem. Zendesk help desk software biedt veel rapportagemogelijkheden, je maakt gemakkelijk uniforme rapporten en analyseert de statistieken en dashboards.
Zendesk biedt 3 verschillende abonnementen aan in verschillende prijsklassen. Hoe hoger de kosten voor het abonnement, hoe meer functionaliteiten aanwezig zijn. Het abonnement Support Team sluit je af vanaf €19 per maand per gebruiker. Het abonnement Support Professional kost €49 per maand per gebruiker. Het duurste abonnement kost €99 per maand per gebruiker. Het is mogelijk om eerst voor een gratis proefperiode te kiezen. Heb je een start up? Dan mag je 6 maanden gratis gebruikmaken van Zendesk.
Voordelen Zendesk
✅ Zendesk helpdesk biedt één interface aan, hierdoor heb je alles op één plek en werkt de tool gebruiksvriendelijk;
✅ Er worden geavanceerde rapportagemogelijkheden aangeboden, waardoor je het meeste uit je klantendata haalt en je bedrijf optimaliseert;
✅ Een live chat voeg je ook gemakkelijk toe.
Nadelen Zendesk
❌ Per gebruiker worden de kosten vastgesteld, dus hoe meer gebruikers, hoe hoger de kosten zijn voor je bedrijf;
❌ Er zijn heel veel opties en dit is wat overweldigend voor gebruikers;
❌ Je kunt geen gegevens rechtstreeks naar een CSV-bestand sturen;
❌ Het exporteren van gegevens gaat niet altijd goed, want niet alle gegevens worden juist overgenomen;
❌ Gebruikers beoordelen de klantenservice over het algemeen niet positief, ze zijn niet tevreden over de reactiesnelheid, is online te lezen.
6. Omnidesk
Omnidesk biedt klantenservice software aan voor grote organisaties, waarmee ze de beste klantervaringen creëren. Ze biedt meerdere functionaliteiten aan, zoals één tijdlijn per klant met alle communicatiekanalen. Je ontvangt ook bij deze software een apart ticketsysteem, zodat alle vragen bij elkaar verzameld worden en je deze labelt naar prioriteit. Zo wordt het voor alle werknemers duidelijk wat voor vragen er spelen en denken ze samen mee aan de oplossing. Omnidesk biedt daarnaast callcenter software en websitesoftware aan.
De prijzen van Omnidesk zijn niet beschikbaar op de website, maar je vraagt gemakkelijk een prijsopgave aan. Deze prijs is afhankelijk van de volgende zaken: gewenste support, aantal gebruikers, gewenste SLA en overige configuraties. De volgende zaken zitten wel bij de prijs inbegrepen: AVG-privacy tooling, training, support en implementatie, persoonlijk antwoord op je vragen en hosting en organisatie in de EU.
Voordelen Omnidesk
✅ Via de website vraag je een gratis demo aan voor je bedrijf;
✅ Je hebt per klant één tijdlijn. Dit houdt in dat je per klant een overzicht hebt met alle communicatie vanuit alle mediakanalen;
✅ Met Omnidesk integreer je gemakkelijk verschillende mediakanalen, zoals Facebook, Instagram en/of LinkedIn.
Nadelen Omnidesk
❌ Het is niet live, waardoor de reactiesnelheid achterblijft. Dit kan als vervelend worden ervaren door de gebruikers;
❌ De prijzen staan niet op de website, maar moet je apart aanvragen via een offerte;
❌ De hosting mag je niet zelf uitzoeken, deze is al vastgelegd door Omnidesk.
Mijn beste helpdesk software 2023
De titel voor beste helpdesk software gaat wat mij betreft naar het klantenserviceplatform Trengo. Zij combineert de klant- en teamcommunicatie in één. In de tool van Trengo is er een inbox en een team chat aanwezig. Zo blijf je gemakkelijk in contact met je collega’s en klanten.
Trengo is door elk bedrijf te gebruiken en er zijn voldoende functionaliteiten voor kleine ondernemers en grote bedrijven aanwezig. Elke functionaliteit die Trengo toevoegt, is speciaal gemaakt voor e-commerce bedrijven. Trengo heeft een hoge klanttevredenheid. Gemiddeld wordt zij met een 4,8 van de 5 sterren beoordeeld.
Helpdesk software ervaringen en reviews
Wil je helpdesk software bestellen en ben je benieuwd naar hoe andere gebruikers de helpdesk software ervaren? Hoog tijd voor wat helpdesk software reviews die ons hier wat meer over vertellen.
Trengo review
Erik heeft de online helpdesk software aangeschaft van Trengo. Hij vertelt het volgende over zijn ervaring met deze tool: “Het is een prettige tool om mee te werken. Je neemt het gemakkelijk in gebruik. Ik heb andere alternatieven gezien en getest, Trengo kwam voor mij als beste uit de test. Trengo heeft veel functies en het programma maak je geheel naar eigen wensen. Ik heb zelfs collega’s die niet goed met IT en computers zijn, maar zelfs zij vinden deze tool geweldig om mee te werken.”
HubSpot review
“Wat een fijne partij om mee samen te werken. Ik heb voor HubSpot gekozen, want ik was op zoek naar een ticket systeem die onze klantenservice moest helpen om gestructureerder en geautomatiseerder te werken. Ik ben blij dat ik voor HubSpot heb gekozen. Bij problemen heb ik contact gezocht met de klantenservice en zij is erg flexibel en behulpzaam. Alle verbeteringen die wij hebben doorgegeven, zijn ook direct opgepakt. Wij voelen ons erg serieus genomen als klant. Ik ben nog steeds erg blij met deze keuze.”
Freshdesk ervaring
William vertelt over zijn ervaring met Freshdesk: “De hele ervaring met Freshdesk heb ik als positief ervaren! Ze biedt een goede helpdesk management software voor de klantenservice waarmee bedrijven interactie en vragen van klanten beheren via verschillende kanalen, zoals telefoon, e-mail en social media. Freshdesk heeft een gebruiksvriendelijke interface met veel functionaliteiten. De klantenservice heeft vriendelijk personeel. Freshdesk biedt een kennisbank aan, waar je handleidingen en instructievideo’s vindt. Daarnaast denkt het personeel goed mee met oplossingen. Wij zijn erg blij met de helpdesk ticket software van Freshdesk.”
LiveChat review
“Wij werken sinds kort met LiveChat, want er was geen structuur in onze klantenservice. Ik ben erg tevreden over deze email helpdesk software voor ondernemingen. Het ticket systeem helpdesk is erg fijn om mee te werken. Klanten schieten tickets in bij problemen en de supportafdeling neemt die tickets snel in behandeling. Je ziet goed wat de status is en welke tickets er in behandeling zijn genomen. Onze klanttevredenheid is door dit systeem omhooggegaan, want eerst ontvingen wij klachten via mail. Die mails raakte kwijt of werden niet in behandeling genomen. De prijs-kwaliteit van LiveChat is top,” vertelt Ted over zijn ervaring met LiveChat.
Zendesk ervaring
“Wat een goede supportafdeling heeft Zendesk. Wij kregen de installatie van het programma niet voor elkaar en hebben daarom contact opgenomen met de klantenservice van Zendesk. Zij heeft ons duidelijk uitgelegd hoe het programma geïnstalleerd moest worden. Dit vond ik erg prettig. Er is een gebruiksvriendelijke interface aanwezig met een breed scala aan functies. Problemen die klanten ervaren, zijn nu gemakkelijk op te sporen en de communicatie met de klant sla je gemakkelijk op in Zendesk. Je creëert daarnaast snel ondersteunende documentatie die je deelt met je team.”
Omnidesk review
Gerry van het bedrijf Simyo is erg tevreden over Omnidesk, hij vertelt hier het volgende over: “De NPS score van Simyo is gestegen sinds we met Omnidesk samenwerken. Dit is super goed nieuws. De helpdesk support software van Omnidesk is gebaseerd op alle wensen en input van ons team. Daardoor is het programma erg waardevol voor onze werknemers. De helpdesk software online van Omnidesk past goed bij onze wensen. De klachten worden sneller opgelost voor de klant. We zijn erg blij dat we voor Omnidesk hebben gekozen en hopen dat de samenwerking nog lang voortduurt!”
Helpdesk software kopen checklist: hier moet je op letten!
Wil je je klantenservice automatiseren en wil je een hogere klanttevredenheid behalen? Schaf dan de juiste IT support helpdesk software aan. Een goed ticketsysteem zorgt voor een hoogwaardige klantenservice, met als gevolg een betere service voor klanten. Waar let je precies op bij de aanschaf ervan? Dat lees je hieronder.
✅ Stel voor de aanschaf je budget vast. Bepaal onder andere met hoeveel mensen je in het programma wilt werken en welke functies belangrijk zijn. Check daarnaast goed met welke tools de helpdesk registratie software geïntegreerd moet worden;
✅ Beslis wat de eisen zijn. Waarop ga je ticket software helpdesk beoordelen? Analyseer de huidige supportprocessen van je bedrijf. Wat zijn de contactpunten van je klanten? Wat wil je precies automatiseren?
✅ Wat is de impact op het team? Wordt het werk gemakkelijker voor de medewerkers van het klantenserviceteam?
✅ En wordt de klanttevredenheid verbeterd? Dit (en het punt hierboven) meet je door verschillende parameters te controleren: de reactiesnelheid van medewerkers, feedback van klanten, responstijd van klanten, oplossingstijd van de tickets, aantal open tickets en geëscaleerde problemen.
✅ Test de gratis helpdesk software en evalueer de uitkomsten goed. De meeste helpdesk software bieden gratis versies aan. Test eerst dit ticketsysteem of het helemaal naar wens is en of dit past bij je bedrijf. Biedt het de juiste meerwaarde? Zo ja, ga dan over tot een aankoop.
Meer interessante software voor jouw online groei?
Wil je meer interessante software gebruiken? Naast software voor financiën en administratie is er ook software voor HR en personeelsbeheer, marketing software, software voor bedrijfsvoering, software voor klantbeheer en software voor projectbeheer en planning. Er is ook software voor websites en e-commerce, beveiliging software, software voor klantenservice en ondersteuning en software voor business Intelligence (BI) en analyse. Genoeg keuze dus om jouw organisatie te laten groeien!
Als we kijken naar alle software oplossingen voor klantenservice kan de beste helpdesk software natuurlijk niet ontbreken. Daarnaast werkt het ook erg fijn samen met een klantportaal.
Meest gestelde vragen over helpdesk software
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over service desk software? Maak je geen zorgen. De meest gestelde vragen over software service desk vind je hieronder.
De beste helpdesk software is naar mijn mening Trengo. Trengo biedt veel functionaliteiten aan en is daardoor gemakkelijk in gebruik te nemen door klantenservice afdelingen. Met deze tool sta je gemakkelijk in contact met je collega’s en de klant. Daardoor is elke vraag nauwkeurig en snel te beantwoorden. Je communiceert met de klanten via verschillende communicatiekanalen, zoals Whatsapp, Zanier, Twitter, CRM of Telegram. De klantenservice van het bedrijf wordt zeer goed beoordeeld. Ze reageert snel en komt met passende oplossingen. (1)
Helpdesk software gebruik je als klantenservicemedewerkers om problemen sneller en beter op te lossen. In helpdesk software wordt alle communicatie die van klanten komt gecentraliseerd en opgeslagen. Hierdoor zien de klantenservicemedewerkers sneller wat de vragen of problemen zijn en kunnen ze deze nauwkeuriger beantwoorden. Het resultaat is dat je meer tevreden klanten krijgt.
Het verschil tussen een ticket systeem, helpdesk software en servicedesk software, zit hem vooral in de naam. Alle 3 de systemen ondersteunen de klantenservice en doen daarom vrijwel hetzelfde. De systemen zorgen ervoor dat een klantenservice geautomatiseerder en overzichtelijker gaat werken, waardoor de klantentevredenheid van een bedrijf beter wordt. In alle gevallen een aanrader voor je bedrijf!
