Het beheren van contracten kan een uitdagende taak zijn. Ik begrijp het volledig, want ik heb ook geworsteld met de chaos die ontstaat door ongeorganiseerd contractbeheer. In dit artikel introduceer ik een oplossing om dit probleem aan te pakken: de implementatie van contract management software.
Lees snel verder en ontdek hoe je met de juiste software op een efficiënte manier je contracten kunt beheren.
Key takeaway:
Samenvatting
- Contract management software zorgt voor een efficiënt beheer van contracten door directe vastlegging bij de bron, het voorkomen van vergeten contracten en het bieden van inzicht via dashboards.
- Het hebben van alle lopende contracten op één overzichtelijke plek helpt bij het behouden van controle en zorgt ervoor dat belangrijke deadlines niet worden gemist.
- Voor een succesvolle implementatie van contract management software is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te bepalen, de juiste software te selecteren, een implementatieteam te bouwen, processen en procedures te optimaliseren, gebruikers te trainen en stapsgewijs te implementeren.
De voordelen van contract management software
– Contracten worden direct bij de bron vastgelegd, waardoor er geen belangrijke informatie verloren gaat.
– Met contract management software zult u nooit meer een contract over het hoofd zien of vergeten op tijd actie te ondernemen.
– Dashboards bieden inzicht in alle relevante contractinformatie en helpen bij het nemen van strategische beslissingen.
– Door alle (lopende) contracten in één overzicht te hebben, kunt u efficiënter werken en tijd besparen.
Vastlegging bij de bron
Bij contractmanagement software speelt vastlegging bij de bron een grote rol. Het betekent dat alle details van een contract vanaf het begin vastgelegd worden. Dat maakt het gemakkelijker om later te zien wat er is afgesproken.
Ik hoef niet te zoeken naar belangrijke papieren of e-mails, alles staat in de software. Dit helpt ook om fouten te voorkomen. Als alles meteen goed wordt genoteerd, is de kans op vergissingen klein.
Zo houd ik altijd controle over onze contracten.
Nooit meer een contract over het hoofd zien
Met contract management software hoef je nooit meer een contract over het hoofd te zien. Deze software biedt een centrale opslagplaats waar alle contracten worden opgeslagen en gevolgd.
Je kunt notificaties instellen voor het opzeggen of verlengen van contracten, zodat je altijd op tijd actie kunt ondernemen. Daarnaast autoriseert de software gebruikers op basis van hun rechten en rollen, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de contracten.
Met een audittrail functionaliteit kun je ook wijzigingen en acties bijhouden, zodat je altijd kunt zien wie wat heeft gedaan. Kortom, met contract management software behoud je het overzicht en zorg je ervoor dat geen enkel contract over het hoofd wordt gezien.
Inzicht via dashboards
Met behulp van contract management software heb je inzicht via dashboards. Deze dashboards geven je een overzicht van de belangrijkste contractinformatie, zoals contractstatus, vervaldatums en belangrijke mijlpalen.
Je kunt direct zien welke contracten binnenkort aflopen of verlengd moeten worden. Met dit overzichtelijke dashboard hoef je niet langer door stapels papieren of verschillende mappen te zoeken naar de benodigde informatie.
Door middel van grafieken en visuele weergaven wordt alle contractinformatie op een gebruiksvriendelijke manier gepresenteerd, waardoor het makkelijker wordt om de status van alle contracten te begrijpen en te beheren.
Alle (lopende) contracten in één overzicht
In een goed contract management systeem zoals Legisway of 2Agree, kun je gemakkelijk alle lopende contracten op één plek bekijken. Dit geeft je een duidelijk overzicht van al je contracten, zodat je nooit een contract over het hoofd ziet.
Je kunt snel zien welke contracten nog actief zijn en welke binnenkort verlopen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van je contractuele verplichtingen.
Met een centrale opslagplaats voor al je contracten, hoef je niet meer door stapels papieren te zoeken om de informatie die je nodig hebt te vinden. Het hebben van alle contracten op één plek maakt het ook gemakkelijker om audits uit te voeren en informatie te delen met belanghebbenden.
Implementatiegids voor contract management software
Een implementatiegids voor contract management software helpt je bij een succesvolle invoering van het systeem. Ontdek de stappen voor zelf-implementatie, het bouwen van een implementatieteam en het optimaliseren van processen en procedures.
Lees verder om te ontdekken hoe je jouw contractbeheer efficiënt kunt verbeteren met behulp van deze gids.
Stappen voor zelf-implementatie
Als je zelf contractmanagement software wilt implementeren, zijn er een aantal stappen die je kunt volgen:
- Bepaal je doelstellingen: Wat wil je bereiken met de implementatie van contractmanagement software? Stel concrete doelen op die je wilt behalen.
- Selecteer de juiste software: Onderzoek verschillende contractmanagement systemen en kies degene die het beste bij jouw organisatie past. Let hierbij op functionaliteiten zoals notificaties voor opzegging of verlenging, autorisatie door rechten en rollen, en een audittrail.
- Bouw een implementatieteam: Stel een team samen dat verantwoordelijk is voor de implementatie van de software. Zorg ervoor dat dit team voldoende kennis heeft van zowel de software als de processen binnen jouw organisatie.
- Optimaliseer processen en procedures: Voordat je begint met het gebruik van de software, is het belangrijk om eventuele inefficiënte processen en procedures te identificeren en te verbeteren. Pas deze aan zodat ze goed aansluiten bij de nieuwe werkwijze.
- Train gebruikers: Zorg ervoor dat alle gebruikers van de software voldoende getraind zijn om ermee te werken. Dit kan onder andere door middel van workshops, handleidingen of online trainingen.
- Test en pas aan: Voer uitgebreide tests uit om er zeker van te zijn dat de software goed functioneert en voldoet aan jouw wensen en eisen. Pas indien nodig dingen aan voordat je officieel met het gebruik begint.
- Implementeer stapsgewijs: Begin niet direct met het beheren van alle contracten in de software. Kies ervoor om eerst een klein aantal contracten over te zetten en dit geleidelijk uit te breiden. Dit zorgt voor een soepelere overgang.
- Monitor en evalueer: Houd de prestaties van de software en het gebruik ervan goed in de gaten. Evalueer regelmatig of de doelstellingen die je hebt opgesteld worden behaald en pas indien nodig aan.
Bouwen van een implementatieteam
Het bouwen van een implementatieteam is een cruciale stap bij het implementeren van contract management software. Het team moet bestaan uit mensen met verschillende vaardigheden en expertise, zoals contractmanagers, juridisch adviseurs en IT-specialisten.
Samen kunnen ze zorgen voor een soepele implementatie van de software.
Het implementatieteam moet duidelijke doelstellingen hebben en een stappenplan volgen. Ze moeten ervoor zorgen dat alle relevante informatie wordt verzameld en dat de software correct wordt geconfigureerd voor de specifieke behoeften van de organisatie.
Daarnaast is het belangrijk dat het team de processen en procedures optimaliseert om maximale efficiëntie te bereiken.
Optimaliseren van processen en procedures
Om het implementatieproces van contract management software te optimaliseren, zijn er een aantal stappen die je kunt volgen:
- Definieer duidelijke contractdoelstellingen: Bepaal wat je wilt bereiken met het gebruik van de software en welke processen en procedures geoptimaliseerd moeten worden.
- Identificeer productafspraken: Zorg ervoor dat alle gemaakte afspraken met leveranciers in de software worden vastgelegd. Dit helpt bij het voorkomen van miscommunicatie en geschillen.
- Creëer centraal contractbeheer: Zorg ervoor dat alle contracten op één plaats worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers. Dit verhoogt de efficiëntie en bespaart tijd bij het zoeken naar specifieke informatie.
- Implementeer notificaties voor opzeggen of verlengen: Stel herinneringen in om ervoor te zorgen dat je nooit een belangrijke deadline mist voor het opzeggen of verlengen van een contract.
- Autoriseer gebruikers door rechten en rollen toe te wijzen: Zorg ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot bepaalde documenten of acties binnen de software. Dit helpt bij het waarborgen van vertrouwelijkheid en veiligheid.
- Houd een audittrail bij: Zorg ervoor dat alle wijzigingen en acties binnen de software worden gelogd, zodat je altijd kunt zien wie wat heeft gedaan en wanneer dit is gebeurd. Dit biedt transparantie en verantwoording.
Meer over ‘Contract Management Software’
Als je ooit hebt overwogen hoe je je contractprocessen kunt verbeteren, dan is het begrijpen van het contract management software belang essentieel. Hiermee kun je namelijk de voordelen van contract management software ten volle benutten. Of je nu op zoek bent naar een stapsgewijze implementatiegids voor contract management of overweegt tussen cloud vs on-premise contract management, je zult ontdekken dat veiligheid voorop staat met specifieke beveiligingsaspecten van contract management.
Om te begrijpen hoe software je investering waard is, kun je de roi van contract management software bekijken. Maar het gaat verder dan alleen rendement. Overweeg de rol van contractbeheer en compliance, en hoe integratie van contract management andere systemen kan aanvullen. Verder kun je je verdiepen in de functies en tools van contract management en een blik werpen op de toekomst van contract management software. Voor efficiëntie in de praktijk zijn contract templates onmisbaar, en met versiebeheer voor contract management houd je zaken gestroomlijnd. Het automatiseren van workflows in contract management kan ook veel voordelen bieden, evenals inzichten uit rapportage en analytics van contractprestaties. Wil je echte voorbeelden zien? Duik dan in een case study over contract management om meer te leren.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is Implementatiegids: Contract Management Software Invoeren?
Deze gids helpt bedrijven bij het invoeren van een Contractbeheer Software om contracten beter te beheren en boekhouding te vereenvoudigen.
2. Hoe kan ik de contract Management Software zelf implementeren?
Met de implementatiehandleiding kunt u de software voor Contractbeheersysteem zelf invoeren, met functies als automatische gegevensinvoer en contracttemplates.
3. Kan deze Software helpen bij het voorkomen van budgetoverschrijding?
Ja, door notificaties voor opzeggen/verlengen en smart management functionaliteiten kan deze software u helpen bij het bewaken van uw budget.
4. Heeft de Contractbeheer Software invloed op Leveranciersbeheer?
Ja, een goed systeem voor Contractbeheersysteem kan helpen bij het verbeteren van het Leveranciersbeheer en Sourcetocontract processen in uw bedrijf.
5. Wat zijn enkele voordelen van het invoeren van Contractbeheer Software?
Het invoeren van deze software kan helpen bij het beheren van contracten, het voorkomen van budgetoverschrijding, en het verbeteren van de algehele efficiëntie in uw bedrijf.
» Referenties
https://www.gartner.com/reviews/market/contract-life-cycle-management
» Referenties
Conclusie beste contract management software 2023
- Beste all-in-one contract management software – Contractbook
- Beste contract management software om trends te signaleren – DocuSign
- Beste contract management software voor verkoopprocessen – PandaDoc
