10 Tips voor een Snellere Documentverwerking met Scan en Herken (2023)

Heb je ooit het gevoel gehad dat het verwerken van documenten te traag gaat en je kostbare tijd kost? Ik begrijp je frustratie volledig, ik heb het zelf ook ervaren en ik heb het onderzocht om een oplossing te vinden.

Het goede nieuws is dat ik 10 handige tips heb samengesteld om je te helpen de verwerkingssnelheid van je documenten aanzienlijk te verbeteren, met behulp van scan- en herken-software.

Benieuwd geworden? Lees verder om alle details te ontdekken en je documentverwerking naar een hoger niveau te tillen.

Samenvatting

1. Breng al je documenten in kaart voor een duidelijk overzicht en efficiëntie.
2. Kies de juiste scan- en herken-software voor jouw organisatie en branche.
3. Zoek naar een goede balans tussen kwaliteit, snelheid en prijs bij het selecteren van software.
4. Gebruik digitale UBL – facturen voor snellere verwerking en gemakkelijk archiveren.

Tips voor Snellere Documentverwerking met Scan en Herken

Breng alles in kaart om een duidelijk overzicht te krijgen van de documenten die verwerkt moeten worden.

Breng alles in kaart

Eerst, zet ik al mijn documenten en rekeningen op papier. Ik wil weten wat ik heb en waar het is. Dit helpt me om efficiënt te zijn. Door dit te doen, kan ik de software beter laten werken.

Het bespaart ook tijd en geld. Het is een handige manier om alles op een rijtje te krijgen.

Kies de beste scan- en herken-software voor jouw organisatie en branche

De juiste scan- en herken-software kiezen is essentieel voor een effectieve documentverwerking in jouw organisatie en branche. Het is belangrijk om verschillende tools te vergelijken en te kijken naar wat het beste past bij jouw specifieke behoeften.

Het gebruik van de juiste software kan tijd en geld besparen, zelfs voor ervaren accountants. Let ook op referenties en zoek naar software die goed aansluit bij jouw bedrijf.

Zoek naar de juiste balans tussen kwaliteit, snelheid en prijs

Bij het kiezen van scan- en herken-software is het belangrijk om de juiste balans te vinden tussen kwaliteit, snelheid en prijs. Je wilt een software die nauwkeurig is bij het herkennen van tekst op documenten, maar die ook snel werkt zodat je tijd kunt besparen.

Daarnaast wil je een betaalbare optie vinden die past binnen het budget van jouw organisatie. Het is dus belangrijk om verschillende software-opties te vergelijken en te kijken naar de functies die ze bieden, de snelheid waarmee ze werken en de prijs die ze vragen.

Zo kun je een goede keuze maken die aan al jouw behoeften voldoet.

Kijk goed naar referenties

Het is belangrijk om goed naar referenties te kijken bij het kiezen van scan- en herken-software. Door naar referenties te kijken, kun je zien hoe andere organisaties de software hebben ervaren en of het aan hun behoeften heeft voldaan.

Dit kan je helpen om een weloverwogen beslissing te nemen en de beste software te vinden voor jouw organisatie. Referenties kunnen waardevolle inzichten bieden in de prestaties, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de software.

Door deze informatie te gebruiken, kun je een weloverwogen keuze maken en ervoor zorgen dat je de juiste scan- en herken-software selecteert die aan jouw specifieke eisen voldoet.

Gebruik digitale UBL-facturen

Digitale UBL-facturen zijn een handige manier om efficiënt te werken met scan en herken. Hier zijn een paar voordelen:

1. Directe gegevensuitwisseling: UBL-facturen worden elektronisch verzonden en kunnen direct in het boekhoudsysteem worden ingelezen.
2. Minder fouten: Door automatische gegevensverwerking worden menselijke fouten bij het overtypen van gegevens voorkomen.
3. Snellere verwerkingstijd: Het gebruik van digitale UBL-facturen versnelt het hele factuurproces, waardoor je tijd en moeite bespaart.
4. Eenvoudig archiveren: Digitale UBL-facturen kunnen eenvoudig worden opgeslagen en gearchiveerd zonder extra papierwerk.
5. Betere traceerbaarheid: Met digitale UBL-facturen kun je gemakkelijk de status van elke factuur volgen, zodat er geen facturen verloren gaan.

Gebruik automatische factuurconnectie

Een handige tip om de documentverwerking sneller te laten verlopen, is het gebruik van automatische factuurconnectie. Met automatische factuurconnectie kun je je boekhoudsysteem rechtstreeks verbinden met het systeem waarin de facturen worden ontvangen.

Dit zorgt ervoor dat de factuurgegevens automatisch worden ingelezen en verwerkt in je boekhouding, waardoor je tijd bespaart en de kans op fouten verkleint.

Door gebruik te maken van automatische factuurconnectie hoef je niet langer handmatig facturen in te voeren. Het systeem haalt de benodigde informatie direct uit de factuur en verwerkt deze automatisch.

Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je altijd up-to-date bent met je financiële administratie.

Daarnaast biedt automatische factuurconnectie ook de mogelijkheid om facturen direct te betalen vanuit je boekhouding. Hierdoor hoef je niet meer apart naar je betaalrekening te gaan om facturen te betalen.

Het systeem regelt dit voor jou, wat het proces weer een stuk efficiënter maakt.

Voorkom het handmatig invoeren van bonnetjes

Het handmatig invoeren van bonnetjes is tijdrovend en kan leiden tot fouten in de documentverwerking. Hier zijn enkele tips om dit te voorkomen:

• Gebruik scan en herken – software om bonnetjes automatisch te scannen en de gegevens te extraheren.
• Zorg ervoor dat de software OCR – technologie gebruikt om tekstherkenning mogelijk te maken.
• Archiveer bonnetjes digitaal in plaats van fysiek, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn.
• Maak gebruik van tools voor documentautomatisering om het proces verder te stroomlijnen.
• Kies een systeem dat integratie met je boekhoudsoftware mogelijk maakt, zodat de bonnetjes direct kunnen worden verwerkt.

Betaal direct vanuit de boekhouding

Ik wil je graag een tip geven om direct vanuit de boekhouding te betalen. Hierdoor kun je tijd en moeite besparen bij het verwerken van facturen. Met scan- en herken-software kun je inkomende facturen automatisch verwerken en koppelen aan de juiste boekhouding.

Op deze manier kun je eenvoudig betalingen uitvoeren zonder handmatige invoer. Dit zorgt voor een efficiënter proces en helpt je om sneller je documenten te verwerken.

Gebruik interne boekstuknummering

Ik raad aan om interne boekstuknummering te gebruiken voor een snellere documentverwerking. Door elk document een uniek boekstuknummer te geven, kunnen ze gemakkelijk worden geïdentificeerd en opgeslagen in het systeem.

Dit zorgt voor een efficiëntere verwerking en archivering van documenten. Bovendien maakt het gebruik van interne boekstuknummering het ook eenvoudiger om documenten snel terug te vinden wanneer dat nodig is.

Verwerk facturen per periode op één dagboekblad

Ik verwerk facturen per periode op één dagboekblad. Dit zorgt voor een geordende en efficiënte boekhouding. Door de facturen per periode te verzamelen op één dagboekblad, heb ik een duidelijk overzicht van alle inkomende facturen voor die periode.

Hierdoor kan ik gemakkelijk controleren of alle facturen zijn betaald en eventuele fouten snel opsporen. Bovendien bespaart het me tijd omdat ik niet steeds door verschillende dagboeken hoef te bladeren.

Het is een eenvoudige maar effectieve manier om mijn documentverwerking te versnellen en mijn administratie op orde te houden.

Conclusion

Het gebruik van scan- en herkentechnologie kan de documentverwerking aanzienlijk versnellen. Met deze 10 tips kun je efficiënter werken en tijd besparen bij het verwerken van documenten.

Door de juiste software te kiezen, digitale facturen te gebruiken en processen te automatiseren, kun je het factuurproces vereenvoudigen en de productiviteit verbeteren. Probeer deze tips uit en ontdek zelf hoe scan en herken technologie jouw documentverwerking kan optimaliseren.

Meer over ‘Scan en herkensoftware’

In het digitale tijdperk waarin we leven, is scan- en herkensoftware niet meer weg te denken uit onze dagelijkse administratieve en zakelijke processen. Van het begrijpen van de werking van scan en herken software, tot het inzien van de vele voordelen en het belang van veiligheid. Ook kunnen er keuzes gemaakt worden tussen gratis opties en het overwegen van de verschillen tussen cloud vs lokaal beheerde software.

Met de opkomst van AI en machine learning in scan- en herkenoplossingen krijgen we een boeiend toekomstbeeld. Specifieke sectoren zoals de gezondheidszorg en de accountancy profiteren al sterk van deze technologie. Maar ook in de detailhandel en academisch onderzoek worden stappen gezet. Natuurlijk zijn er ook overwegingen rondom wetgeving, privacy en ethiek, en tips voor snellere documentverwerking. En vergeet niet de beste praktijken om fouten te vermijden bij het gebruik van scan en herken software.

Voor een gedetailleerd overzicht van alle mogelijkheden en overwegingen, is het raadzaam om verder te lezen over Financiën en administratie software.

Veelgestelde Vragen

1. Wat betekent Snellere Documentverwerking met Scan en Herken?

Snellere Documentverwerking met Scan en Herken is het gebruik van speciale software om documenten snel te scannen en gegevens te herkennen.

2. Hoe kunnen we Scan en Herken gebruiken voor snelle documentverwerking?

We kunnen Scan en Herken software, zoals Klippa of Minox, gebruiken voor snelle verwerking van facturen en andere documenten.

3. Hoe helpt Scan en Herken bij de verwerking van digitale facturen?

Scan en Herken helpt bij het snel herkennen en extraheren van gegevens uit digitale facturen voor efficiënt werken.

4. Wat zijn de voordelen van de inrichting van het factuurproces met Scan en Herken?

Door Scan en Herken te gebruiken in de inrichting van het factuurproces, kan een boekhouder of administratiekantoor tijd besparen en papierloos werken.

5. Wat is OCR-technologie in de context van Scan en Herken?

OCR-technologie, of optische karakterherkenning, is een tool voor scan en herken die helpt bij het automatisch herkennen van tekst uit documenten voor efficiënt documentbeheer.

6. Kunnen we verwachten dat alle documenten perfect worden verwerkt met Scan en Herken?

We moeten onze verwachtingen temperen omdat niet elk document perfect verwerkt wordt door de geautomatiseerde factuurverwerking van Scan en Herken. Er is nog steeds menselijk toezicht nodig.

Beste scan en herken software van 2023

1. Beste scan en herken software – e-Boekhouden
2. Beste scan en herken all-in-one software – e-Boekhouden
3. Beste scan en herken software voor klein(ere) bedrijven – Gekko