Incasso software kan het debiteurenbeheer van uw onderneming aanzienlijk vergemakkelijken, maar het gebruik ervan gaat nog steeds vaak gepaard met fouten. Zelfs als ervaren gebruiker van dergelijke software kom ik nog regelmatig fouten tegen, zoals vergeten verplichte nummers op facturen.
Gelukkig heb ik een hele hoop tips en tricks ontdekt om deze veelgemaakte fouten te voorkomen. Lees verder voor een overzicht van de meest voorkomende fouten bij het gebruiken van incasso software en mijn tips om deze te vermijden.
Key Takeaway
Samenvatting
- Belangrijke fouten bij het gebruik van incasso software zijn onder andere het niet sturen van een goede factuur, het maken van onduidelijke afspraken, te veel geduld hebben met debiteuren en boos achter geld aan gaan.
- Het is cruciaal om correcte en volledige facturen te sturen, duidelijke afspraken te maken, een consistent incassoproces te volgen en professioneel te blijven bij het innen van openstaande betalingen.
- Het vermijden van deze fouten kan worden vergemakkelijkt door gebruik te maken van effectieve incasso software, zoals WeFact, die helpt bij het voorkomen van fouten en het behouden van overzicht en grip op geldzaken.
De meest voorkomende fouten bij het gebruik van incasso software
– Er wordt geen goede factuur gestuurd.
– Onduidelijke afspraken worden gemaakt.
– Er wordt te veel geduld opgebracht met debiteuren.
– Men gaat kwaad achter geld aan.
– Alle smoezen van debiteuren worden voor waar aangenomen.
– Er wordt geen WIK-brief (Wet Incassokosten) gestuurd.
– De factuur wordt te vroeg uit handen gegeven of er wordt direct een deurwaarder ingeschakeld.
– Er wordt een dure incassoadvocaat ingeschakeld.
Geen goede factuur sturen
Soms stuur ik niet de juiste factuur. Dit is een grote fout bij het gebruik van incasso software. Ik kan bijvoorbeeld het KvK-nummer of BTW-nummer op de factuur vergeten. Ook kan ik een verkeerd totaalbedrag op de factuur zetten.
Dit gebeurt vooral als ik de factuur met de hand maak en geen gebruik maak van factureringssoftware of Excel. Verder kan ik een verkeerd (e-mail)adres gebruiken, waardoor de factuur niet bij de juiste debiteur terechtkomt.
Het is belangrijk dat ik ook de naam van de debiteur goed nakijk voordat ik de factuur verstuur. Om deze fouten te voorkomen, kan ik incasso software gebruiken. Zo’n software is meestal in de cloud en ik kan er altijd bij via het internet.
Het helpt mij om mijn debiteurenbeheer beter te doen. Facturatie software zoals WeFact helpt ook om fouten zoals verkeerde BTW optellingen te voorkomen. Bovendien kan ik met WeFact ook periodieke facturen sturen.
Met goede software en aandacht voor detail kan ik zorgen voor correcte en volledige facturen. Dit voorkomt problemen met incasso software. Zo hou ik overzicht en grip op mijn geldzaken.
Onduidelijke afspraken maken
Het maken van onduidelijke afspraken is een veelvoorkomende fout bij het gebruik van incasso software. Dit kan leiden tot verwarring en problemen tijdens het incassotraject. Wanneer de afspraken niet duidelijk zijn vastgelegd, kan dit leiden tot miscommunicatie tussen de onderneming en de debiteur.
Het is belangrijk om alle afspraken en betalingsvoorwaarden duidelijk op papier te zetten en ervoor te zorgen dat beide partijen akkoord gaan voordat het incassoproces begint. Op deze manier kunnen misverstanden en fouten worden voorkomen, waardoor het incassotraject soepel verloopt.
Te veel geduld hebben met debiteuren
Een veelgemaakte fout bij het gebruik van incasso software is om te veel geduld te hebben met debiteuren. Soms wachten we te lang voordat we actie ondernemen om achterstallige betalingen te innen.
Dit kan leiden tot financiële problemen en vertraging in de betalingen die we nodig hebben. Het is belangrijk om een duidelijk en consistent incassoproces te volgen en niet te lang te wachten voordat we stappen ondernemen om onze openstaande facturen te innen.
Kwaad achter geld aan gaan
Soms kan het verleidelijk zijn om boos achter geld aan te gaan wanneer een debiteur niet betaalt. Dit kan echter averechts werken en het incassoproces bemoeilijken. Het is belangrijk om kalm en professioneel te blijven bij het innen van openstaande betalingen.
Het gebruik van incasso software kan helpen bij het gestructureerd en efficiënt afhandelen van incassozaken zonder de emoties de overhand te laten nemen. Door het proces te automatiseren en op een correcte en zakelijke manier te handelen, vergroot je de kans op succesvolle inning van openstaande bedragen.
Alle smoezen voor waar aannemen
Het is een veelgemaakte fout om alle smoezen van debiteuren voor waar aan te nemen bij het gebruik van incasso software. Het is belangrijk om kritisch te blijven en niet zomaar alles te geloven wat debiteuren zeggen.
Vaak proberen ze onder betaling uit te komen door smoesjes te verzinnen. Door hier niet in te trappen en professioneel te blijven, kan je effectief omgaan met wanbetalers en ervoor zorgen dat je krijgt waar je recht op hebt.
Geen WIK-brief sturen
Het niet sturen van een WIK-brief is een veel voorkomende fout bij het gebruik van incasso software. Een WIK-brief is een wettelijk verplichte brief waarin de debiteur een laatste kans krijgt om de openstaande factuur te betalen voordat verdere incassomaatregelen worden genomen.
Het niet sturen van deze brief kan leiden tot juridische problemen en vertraging in het incassoproces. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de incasso software de mogelijkheid biedt om automatisch een WIK-brief te genereren en te verzenden naar de debiteur.
Op deze manier wordt voldaan aan de wettelijke eisen en kan het incassoproces soepel verlopen.
Te vroeg factuur uit handen geven of direct deurwaarder inschakelen
Een van de meest voorkomende fouten bij het gebruik van incasso software is om te vroeg de factuur uit handen te geven aan een deurwaarder. Dit kan gebeuren uit frustratie of ongeduld, maar het kan nadelige gevolgen hebben.
Het is belangrijk om eerst andere stappen te proberen, zoals het sturen van betalingsherinneringen en het aangaan van een dialoog met de debiteur. Een deurwaarder inschakelen kan duur zijn en kan de relatie met de klant schaden.
Het is verstandig om geduldig te blijven en te proberen om op een vriendelijke manier tot een oplossing te komen voordat er verdere stappen worden genomen.
Dure incassoadvocaat inschakelen
Het inschakelen van een dure incassoadvocaat is een veelgemaakte fout bij het gebruik van incasso software. Vaak denken mensen dat ze een advocaat nodig hebben om hun geld te innen, maar dit kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen.
In de meeste gevallen is het beter om eerst andere stappen te proberen, zoals het sturen van een WIK-brief of het inschakelen van een deurwaarder. Het inhuren van een incassoadvocaat moet alleen als laatste redmiddel worden gebruikt, omdat dit aanzienlijk duurder kan zijn dan andere opties.
Tips om fouten te voorkomen bij het gebruik van incasso software
Ik heb hier een paar tips om fouten te voorkomen bij het gebruik van incasso software:
- Controleer altijd de verplichte nummers, zoals het KvK-nummer en BTW-nummer, voordat je een factuur stuurt.
- Gebruik factureringssoftware of Excel om ervoor te zorgen dat het totaalbedrag op de factuur juist is.
- Controleer het (e – mail)adres van de debiteur om er zeker van te zijn dat de factuur correct wordt bezorgd.
- Dubbelcheck alle gegevens voordat je de factuur verstuurt, inclusief de naam van de debiteur.
- Kies voor gebruiksvriendelijke en effectieve incasso software voor een optimaal debiteurenbeheer.
- Maak gebruik van facturatie software die fouten zoals verkeerde BTW optellingen kan voorkomen.
- Zorg voor een goed debiteurenbeheer en maak gebruik van incasso software om overzicht en grip op geldzaken te houden.
- Zorg voor correcte en volledige facturatie om problemen met betrekking tot incasso software te voorkomen.
Meer over ‘Incasso software’
Voor veel bedrijven is de keuze voor de juiste incasso software noodzaak. Het zorgt niet alleen voor een efficiënter incassoproces, maar brengt ook aanzienlijke voordelen gebruik incasso software met zich mee. Deze voordelen kunnen verder worden versterkt door automatisering in incasso. Tegenwoordig kunnen bedrijven kiezen tussen verschillende soorten softwareoplossingen, zoals saas vs on-premise incasso software, en het belang van integratie boekhoudsystemen incasso software kan niet worden onderschat.
Echter, bij het implementeren van een nieuwe tool, zijn er ook veelvoorkomende fouten incasso software die bedrijven dienen te vermijden. Of je nu een kleine onderneming bent die op zoek is naar incasso software voor kleine ondernemingen of nieuwsgierig bent naar de nieuwe trends in incasso software, er is veel te overwegen. Het is essentieel om aandacht te besteden aan factoren zoals klantenservice incasso software, multicurrency mogelijkheden, APIs en uitbreidbaarheid, en de naleving van GDPR en incasso software. Voor een weloverwogen keuze is het ook raadzaam om evaluaties en reviews van incasso software door te nemen.
Veelgestelde Vragen
1. Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het gebruik van incasso software?
De meest voorkomende fouten bij het gebruik van incasso software zijn valkuilen zoals mislukte automatische incasso, saldotekort, problemen met SEPA en het vergeten van een KvK-nummer of BTW-nummer op de kop van de factuur.
2. Kan automatische incasso mislukken door softwarefouten?
Ja, als de softwarefouten niet goed zijn ingesteld of er is een probleem met de financiële systemen, kan de automatische incasso mislukken.
3. Wat moet je doen als je een saldotekort hebt door fouten in het incassobeheer?
Als er een saldotekort is door fouten in het incassobeheer, moet je de fouten opsporen en oplossen. Dit kan te maken hebben met SEPA-problemen of fouten in de administratieve taken.
4. Wat gebeurt er als je de veertiendagenbrief vergeet in incassoprocedures?
Het vergeten van de veertiendagenbrief in incassoprocedures kan leiden tot vertragingen en complicaties in het proces van automatische incasso.
5. Hoe kan automatisering helpen bij het vermijden van fouten bij het gebruik van software?
Automatisering kan helpen om menselijke fouten te verminderen en de efficiëntie te verhogen. Het kan de taken zoals het invullen van KvK-nummer of BTW-nummer automatisch uitvoeren, waardoor je minder fouten maakt.
» Referenties
Victor Silva & Guilherme Horta Travassos. (2019). “Technologies to Support the Technical Debt Management in Software Projects: A Qualitative Research.” Presented at the XVIII Brazilian Symposium.
https://www.researchgate.net/publication/337778214_Technologies_to_Support_the_Technical_Debt_Management_in_Software_Projects_A_Qualitative_Research
» Referenties
